Met welke criteria moet u rekening houden bij de keuze van uw videoconferentie-apparatuur?

Samenwerking op afstand wordt in veel bedrijven de norm, zowel voor het organiseren van formele vergaderingen als voor de dagelijkse uitwisseling over verschillende projecten. In onze gids over videoconferenties leert u meer over de voordelen van deze vorm van communicatie en de verschillende apparatuur die nuttig is voor het houden van een conferentie op afstand.

Om het meeste te halen uit videoconferenties op het werk en om de juiste videoconferentieoplossing te hebben, is het echter essentieel om te bepalen in welke ruimten u online conferenties zult houden, hoe vaak u de dienst zult gebruiken en welke opties u nodig hebt. Bovendien, hoewel videoconferenties een praktische en economische oplossing zijn, is een goede organisatie essentieel om er een effectief en productief instrument van te maken.

De grootte van de ruimte

De grootte van de ruimte en het aantal deelnemers zijn de belangrijkste criteria bij de keuze van uw videoconferentieapparatuur. Het systeem mag niet :

• Te klein, zodat alle deelnemers duidelijk zichtbaar en hoorbaar zijn;
• te groot zijn, zodat de kwaliteit van de vergadering niet achteruit gaat.

Wij bekijken daarom alle soorten ruimtes om u te adviseren op basis van uw situatie.

Enkel kantoor of telewerken

U bent alleen in uw kantoor, of met een collega in een geïsoleerde en kleine ruimte. In dit geval is een professionele webcam met een goede microfoon meer dan voldoende. Etilux biedt een aantal webcams voor videoconferenties en audiovisuele oplossingen van Logitech, Poly, Sennheiser, enz.

Als u ter plaatse wilt blijven en een bord wilt gebruiken tijdens uw videoconferentie, biedt Etilux ook webcams die speciaal zijn ontworpen voor onderwijs en videoconferenties van het type "auditorium". Met een automatische volgfunctie, een aangepaste zoom en de mogelijkheid om een microfoon aan te sluiten via Bluetooth, zal dit type professionele webcam uw oplossing zijn als u zich buiten uw kantoor wilt begeven.

Huddle room (2-4 deelnemers)

Hier gaan we weg van het kantoor of de persoonlijke ruimte en naar de kleinere ruimtes van het type coworking space. Deze configuratie wint de laatste tijd aan populariteit, dus het is de moeite waard om er aandacht aan te besteden.

Videoconferenties Het zal belangrijk zijn om uw bereik te vergroten, met behulp van een videoconferentiebar en een scherm. Videoconferentiebalken zijn meestal uitgerust met microfoons en luidsprekers voor geluid en een camera voor video-opname. Vervolgens moet u hem aansluiten op een professioneel scherm om uw contacten en de gebruikersinterface weer te geven.

Sommige videoconferentiebalken hebben een ingebouwd besturingssysteem en videoconferentieplatform en vereisen dus geen computer om te werken.

Kleine zaal (4-7 deelnemers)

Nu komen we bij de kleine vergaderruimtes, zoals die in kleine bedrijven of het MKB voorkomen. Ook hier zal een goede "videoconferentiebar" ideaal zijn, vergezeld van een scherm van de juiste afmetingen.

Bij dit aantal deelnemers is het ook de moeite waard om na te denken over de installatie van geluidsoplossingen, zoals luidsprekers in de hoeken van de ruimte en eventueel een plafondmicrofoon.

Vergaderzaal (7-12 deelnemers)

In dit stadium bereikt u de grote zakelijke vergaderzalen. Gezien de grootte van de ruimte en het aantal deelnemers zijn eenvoudige "videoconferentiebalken" wellicht niet voldoende.

U moet dus kijken naar geluidsoplossingen op maat die onze audiovisuele afdeling bestudeert en installeert volgens uw verwachtingen en de specifieke kenmerken van uw zalen.

Ook andere draadloze oplossingen voor het delen van schermen, zoals ClickShares, kunnen in uw videoconferentiesysteem worden gebruikt.

Conferentieruimte (12 deelnemers en meer)

Vanaf 12 deelnemers moeten uw videoconferenties plaatsvinden in een conferentieruimte die groot genoeg is om iedereen plaats te bieden.

Qua technische uitrusting zult u moeten kiezen voor groothoekcamera's om iedereen in beeld te brengen. Met sommige self-tracking camera's kunt u de spreker rechtstreeks inkaderen en inzoomen, zodat alle aandacht op hem is gericht.

Daarnaast verdient een aangepaste audio-oplossing de voorkeur. Hiermee kunt u de geluidsuitgangen en -ingangen optimaal verdelen, zodat het geluid wordt opgevangen en gelijkmatig over de ruimte wordt verdeeld.

Wat microfoons betreft, werken staande modellen over het algemeen heel goed, maar u hebt er een aantal nodig om iedereen een stem te geven. Daarom raden wij plafondmicrofoons aan, die rechtstreeks kunnen worden geïntegreerd in de samenstelling van uw aangepaste audio-oplossing. Deze worden in het plafond ingebouwd, waardoor ze nauwelijks zichtbaar zijn, en zijn uitgerust met tracking en ruisonderdrukking, zodat alleen de stemmen van de sprekers worden opgepikt.

Voor videoconferenties met zoveel mensen raden wij u sterk aan dit type microfoon te kiezen.

Omgekeerd zijn grote schermen of projectoren ideaal om uw correspondenten te tonen op een manier die zichtbaar is voor iedereen in uw zaal. Afhankelijk van de grootte van uw zaal is het zelfs mogelijk om meerdere schermen te installeren.

Software voor videoconferenties

Met de Covid-crisis zijn veel online videoconferentieplatforms ontstaan of populair geworden. De meeste videoconferencing bars die wij aanbieden integreren direct een besturingssysteem voor een van deze platforms, zodat u ze heel eenvoudig en zonder computer kunt gebruiken.

Voor meer uitgebreide videoconferentieoplossingen nodigen wij u uit om de platforms te leren kennen en er een te kiezen om uw volledige systeem te bouwen met compatibele hardware.

Wij hebben al veel complete videoconferentieoplossingen geïnstalleerd op basis van het Microsoft Teams-platform.