Quels critères prendre en compte dans le choix de vos équipements de visioconférence ?

La collaboration à distance devient une norme dans de nombreuses entreprises, tant pour l'organisation de réunions formelles que pour échanger au quotidien sur des projets divers. Notre guide de la visioconférence vous permettra d'en apprendre plus sur les avantages de ce type de communication et sur les différents équipements utiles au fonctionnement d'une conférence à distance.

Toutefois, pour profiter au mieux des bénéfices de la visioconférence au travail et disposer d'une solution de visioconférence adéquate, il est essentiel d'identifier les espaces dans lesquels vous procéderez aux conférences en ligne, la fréquence d'utilisation du service et les options dont vous allez avoir besoin. Par ailleurs, la visioconférence est certes une solution pratique et économique, mais une bonne organisation est indispensable pour en faire un outil efficace et productif.

La taille de la salle

La taille de la salle et le nombre de participants sont les critères principaux dans le choix de votre matériel de visioconférence. Il faut que le système ne soit pas :

• Sous dimensionné afin que tous les participants soient bien visibles et audibles 
• Sur dimensionné pour que la qualité de la réunion ne soit pas dégradée

Nous allons donc passer en revue tous les types de salles afin de vous conseiller en fonction de votre situation.

Bureau individuel ou télétravail

Vous êtes seul dans votre bureau, ou avec un collègue dans un espace isolé et réduit. Dans ce cas, une webcam professionnelle  additionnée d’un bon micro sera largement suffisante. Etilux propose quelques webcams pour visioconférence et des solutions audiovisuelles de marque Logitech, Poly, Sennheiser, etc.

Si vous souhaitez rester sur place et vous servir d’un tableau au cours de votre visioconférence, Etilux propose aussi des webcams spécialement conçues pour l’enseignement et les visioconférences de type “auditoire”. Avec une fonction de poursuite automatique, un zoom adapté et la possibilité de connecter un micro en Bluetooth, ce type de webcam professionnelle sera votre solution si vous souhaitez évoluer au-delà de votre bureau.

Huddle room (2-4 participants)

Nous sortons ici du bureau ou de l’espace personnel pour se diriger vers les petites salles, du type espace de coworking. Cette configuration gagne en popularité ces derniers temps, il est donc intéressant d’y prêter attention.

Niveau visioconférence Il va être important d’élargir votre champ, à l’aide d’une barre de visioconférence et d’un écran. Les barres de visioconférence sont généralement pourvues de micros et de haut-parleurs pour le son et d’une caméra pour la captation vidéo. Il faudra ensuite la connecter à un écran professionnelle pour afficher vos correspondants et l’interface d’utilisation.

Certaines barres de visioconférence possèdent un système d’exploitation et une plateforme de visioconférence intégrés et ne nécessitent donc pas d’ordinateur pour fonctionner.

Petite salle (4-7 participants)

Nous arrivons maintenant dans les petites salles de réunion, comme on en trouve dans les petites entreprises ou les PME. De nouveau, une bonne barre de visioconférence  sera idéale, accompagnée d’un écran aux bonnes dimensions.

Avec ce nombre de participants, il devient également intéressant de penser à installer des » solutions de sonorisation » comme des haut-parleurs aux coins de la pièce et éventuellement un micro de plafond.

Salle de réunion (7-12 participants)

À ce stade, vous atteignez les grandes salles de réunion d’entreprise. Les simples barres de visioconférence  peuvent ne pas être suffisantes, étant donné la taille de la salle et le nombre de participants.

Vous aurez donc tout intérêt à regarder du côté des solutions de sonorisation personnalisée que notre département audiovisuel étudie et installe en fonction de vos attentes et les spécificités de vos salles.

D’autres solutions de partage d’écran sans fil, comme les ClickShares peuvent également trouver leur utilité au sein de votre système de visioconférence.

Salle de conférences (12 participants et +)

À partir de 12 participants, vos visioconférences devront se passer dans une salle de conférence, assez grande pour installer tout le monde.

Au niveau de l’équipement technique, vous allez devoir opter pour des caméras à angle large  pour cadrer tout le monde. Certaines caméras à poursuite automatique permettent de cadrer et de zoomer directement sur la personne qui parle, de sorte à diriger toute l’attention sur lui.

En complément, une solution audio personnalisée sera préférable. Vous pourrez ainsi répartir les sorties et les entrées de son de manière optimale pour que le son soit capté et diffusé de manière homogène dans toute la pièce.

Concernant les micros, les modèles sur pied fonctionnent généralement très bien, mais il vous en faudra un certain nombre pour donner la parole à tout le monde. C’est pourquoi nous vous recommandons plutôt des micros de plafond, à intégrer directement dans la composition de votre solution audio personnalisée. Ces derniers s’incrustent dans les plafonds, ce qui les rend à peine visibles et sont dotés d’un système de poursuite et de suppression des bruits parasites, de sorte à ce que seules les voix des personnes qui prennent la parole ne soient captées.

Pour des visioconférences impliquant autant de personnes, nous vous recommandons fortement d’opter pour ce genre de micro.

En réciproque, de grands écrans ou des vidéoprojecteurs seront idéaux pour afficher vos correspondants de manière visibles pour chacun des participants présents dans votre salle. Suivant la taille de votre salle, il est même possible d’installer plusieurs écrans.

Les logiciels de visioconférence

Avec la crise du Covid, beaucoup de plateformes de visioconférence en ligne ont vu le jour ou ont été popularisées. La plupart des barres de visioconférence que nous proposons intègrent directement un système d’exploitation pour l’une ou l’autre de ces plateformes, ce qui vous permet de les utiliser très simplement et sans ordinateur.

Pour les solutions de visioconférence plus élaborées, nous vous invitons à vous renseigner sur les plateformes et d’en choisir une afin de bâtir tout votre système avec du matériel compatible.

Nous avons déjà installé de nombreuses solutions de visioconférence complètes basées sur la plateforme Microsoft Teams.